Private Auslagen dürfen nicht als Aufwand in der Geschäftsbuchhaltung verbucht werden. Wenn private Auslagen mit Mitteln der Gesellschaft bezahlt werden, muss dieser Vorgang erfolgsneutral auf dem Privatkonto verbucht oder dem Bezüger in Rechnung gestellt werden.
Das bekannteste Beispiel betrifft das weit verbreitete Geschäftsfahrzeug, mit dem auch private Fahrten unternommen werden dürfen. In solchen Fällen stellt sich immer die Frage nach der korrekten Aufteilung des Aufwands in «geschäftliche» und «private» Kosten.
In den am häufigsten vorkommenden Fällen - darunter eben auch beim Geschäftsfahrzeug - wurden von der Steuerverwaltung Pauschalen festgelegt. Dies erleichtert es den Unternehmen, den korrekten Privatanteil zu berechnen. Diese Pauschalen werden in der Regel auch von der AHV und somit von allen Sozialversicherungen akzeptiert. Bei den folgenden Ausführungen geht es ausschliesslich um das sogenannte «gemischt genutzte» Geschäftsfahrzeug.
Was ändert in Bezug auf die FABI-Abrechnung ab 1. Januar 2022?
Der Privatanteil wird von aktuell 0,8 Prozent auf neu 0,9 Prozent pro Monat erhöht (9,6 Prozent bzw. 10,8 Prozent des Fahrzeugkaufpreises exkl. MWST pro Jahr). Die Erhöhung der Pauschale soll den von den Arbeitgebern finanzierten Arbeitsweg berücksichtigen. Davon profitieren vor allem Arbeitnehmende mit langen Arbeitswegen (mehr als rund 4'300 km pro Jahr).
Der Privatanteil von 0,8 bzw. neu 0,9 Prozent gilt als Naturallohn und ist entsprechend auf dem Lohnausweis zu bescheinigen und mit den Sozialversicherungen abzurechnen.
Arbeitsvertrag
Sollte der Privatanteil als fester Prozentsatz in den Arbeitsverträgen oder im Personalreglement vermerkt sein, ist dieser rechtzeitig anzupassen. Dies stellt eine Vertragsanpassung dar, die das Einverständnis des betroffenen Mitarbeitenden bedingt. Um dies bei künftigen Anpassungen zu verhindern empfehlen wir, nicht auf den Prozentsatz zu verweisen, sondern auf die gesetzliche Regelung.
Lohnausweis
Der Privatanteil wird wie bisher in Ziffer 2.2 im Lohnausweis als Gehaltsnebenleistung aufgeführt. Die Deklaration des Aussendienstanteils sowie der Homeoffice-Tage in Ziffer 15 erübrigt sich. Das Feld «F» ist nach wie vor anzukreuzen.
Mehrwertsteuer
Der Privatanteil ist wie bisher mit der MWST abzurechnen - aktuell zum Satz von 7,7 Prozent - wobei der Privatanteil zwar vom Kaufpreis (bzw. Barwert bei Leasingfahrzeugen) exkl. MWST berechnet wird, das Ergebnis jedoch als inkl. MWST gilt.
Bei juristischen Gesellschaften ist der Privatanteil als Umsatz zu deklarieren, da es sich im Grunde um einen Ertrag aus Fahrzeugvermietung an den Mitarbeitenden handelt.
Steuern
Da dem Privatanteil ein Lohnaufwand gegenübersteht, ist die Verbuchung praktisch steuerneutral.
Konsequenzen Privatanteil bei Privatpersonen
Der Mitarbeitende, dem das Geschäftsfahrzeug auch für private Zwecke zur Verfügung steht, wird mit dem Lohnausweis ein etwas höherer Privatanteil ausgewiesen. Die im Jahr 2022 in Kraft tretende Änderung erhöht somit das steuerbare Einkommen leicht, dafür entfällt die lästige Erfassung der Halbtage mit oder ohne Arbeitsweg. Der Arbeitsweg muss nicht mehr als zusätzliches Einkommen in der Steuererklärung deklariert werden.
Und der Berufskostenabzug? Der limitierte Abzug in Höhe von 3'000 Franken ist bei der neuen Regelung bereits berücksichtigt und kann nicht zusätzlich geltend gemacht werden. Sollten die kantonalen Regelungen jedoch höhere oder unbeschränkte Fahrkostenabzüge zulassen, steht es den Kantonen frei, die übersteigenden Kosten von mehr als 3'000 Franken zum Abzug zuzulassen. Es lohnt sich somit, die Wegleitung zur Steuererklärung 2022 zu studieren.
Konsequenzen Privatanteil bei Selbstständigerwerbenden
Mehrwertsteuer
Bei Selbstständigerwerbenden wird der Privatanteil als Aufwandsminderung verbucht. MWST-rechtlich handelt es sich um eine gemischte Verwendung nach Art. 30 MWSTG. Die darauf entfallende MWST wird als Vorsteuerkorrektur in Ziffer 415 deklariert. Rechnet die selbstständige Person mit Saldosteuersatz ab, ist keine Eigenverbrauchssteuer abzurechnen, diese ist mit dem Saldosteuersatz bereits abgegolten.
